Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming, vastgesteld in de bestuursvergadering van 15 mei 2018.

Artikel 1: Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Super Sociaal: de Stichting Super Sociaal Helmond;
b. bestuur: het bestuur van Super Sociaal;
c. het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
d. persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;
e. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
f. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
g. derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene;

Artikel 2: Doelstelling van het bestand
Het bestand beoogt al die gegevens, die noodzakelijk zijn om cliënten in te schrijven bij Super Sociaal, te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de administratie van Super Sociaal. Het bestand dient mede om cliënten te informeren over activiteiten van Super Sociaal .

Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand
Het bestand bevat uitsluitend gegevens over cliënten, oud-cliënten en personen die hebben ingeschreven zijn bij Super Sociaal.

Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.
2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bij inschrijving bij Super Sociaal
3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt onderdeel van deze regeling.

Artikel 5: Verantwoordelijkheid
1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde.
2. Het bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
3. Het bestuur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Artikel 6: Functioneren van het bestand
1. Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van het bestuur van de Super Sociaal en de door deze aangewezen medewerkers gebruikt.
2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in
artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.

Artikel 7: Toegang tot het bestand
1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
– het bestuur;
– de stafmedewerkers;
– de administratief medewerkers;
– de systeembeheerder.
2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangscodes aan de in dit artikel bij 1. genoemde personen.
3. Aan deze toegangscodes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen,
verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.
4. Een medewerker krijgt functioneel toegang tot enkele persoonsgegevens van de klanten te weten: naam, telefoonnummer en/of emailadres om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de looptijd van ingeschreven staan.

Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden
1. Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
– dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
– dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
– instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
2. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens.
Indien er gedurende zeven jaar geen contact tussen de betrokkene en Super Sociaal is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. Super Sociaal dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.

Artikel 10: Recht op inzage, correctie en afschrift.
1. De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot Super Sociaal wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens.
2. Super Sociaal geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage.
3. De betrokkene (of zijn gemachtigde) krijgt inzage in het bestand voor zover het de gegevens betreft die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
4. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan het bestuur gericht verzoek.
5. Super Sociaal eist dat de identiteit van de verzoeker en of een eventuele gemachtigde door
medewerkers van Super Sociaal onomstotelijk kan worden vastgesteld.
6. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.

Artikel 11: Correctierecht
1. De betrokkene (of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen) heeft het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen.
2. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met inachtneming van het bepaalde bij artikel 9.
3. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij het bestuur van Super Sociaal.
Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
4. De beslissing van het bestuur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
5. Super Sociaal draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
6. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

Artikel 12: Beroep
1. Indien Super Sociaal weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te ‘s-Hertogenbosch met het schriftelijk verzoek de Super Sociaal te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen. Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
3. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de Autoriteit
Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.

BIJLAGE 1: welke gegevens worden vastgelegd over de in artikel 3 bedoelde personen.
Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:

• achternaam, voorletters
• gezinssamenstelling
• adres, postcode*
• woonplaats*
• telefoonnummers overdag, avond, mobiel**
• geslacht*
• e-mailadres
• geboortedatum * : inschrijving bij Super Sociaal is in beginsel mogelijk voor personen van 18 jaar en ouder.
• BSN – staat op kopie ID
• Nationaliteit – staat op kopie ID
• IBAN
• bij bewind voering- budgetplan en schuldenoverzicht
• inkomensgegevens – vaste lasten – schulden
• de door de betrokkene gevolgde activiteiten

** telefoon en/of email-gegevens zijn nodig om cliënten tijdig te kunnen informeren in geval van bijzondere omstandigheden.